Dass professionelle Software- und Systementwicklung ohne Werkzeuge nicht mehr denkbar ist, ist unumstritten. Neben Werkzeugen zur Entwicklung und Qualitätssicherung sind deshalb auch Werkzeuge zum Verwalten und Verfolgen von Anforderungen inzwischen bei vielen Unternehmen im Einsatz, da ohne einen klaren Überblick über gewünschte Produkteigenschaften eine Planung und Kontrolle von Projekten nahezu unmöglich ist.
Neben spezialisierten Werkzeugen für das Anforderungsmanagement, den so genannten Requirements Management (RM)-Tools, haben aber auch weitere Arten von Werkzeugen, die eigentlich für andere Zwecke entwickelt wurden, Anwendung im Anforderungsmanagement gefunden. Die uns häufig gestellte Frage, was ReqSuite® RM so besonders macht und warum man sich ausgerechnet dafür entscheiden sollte, soll in diesem Artikel beantwortet werden.
Bevor wir die eigentliche Begründung liefern, möchten wir jedoch zunächst anhand eines Stufenmodells aufzeigen, worin sich die im Anforderungsmanagement üblicherweise eingesetzten Werkzeuge überhaupt unterscheiden (siehe Abbildung 1). Das Modell ist dabei nicht als Wertung zu sehen, sondern soll lediglich aufzeigen, dass Werkzeuge einer höheren Ebene sowohl die wesentlichen Features der unteren Ebenen als auch weitere, für das Anforderungsmanagement relevante Features beinhalten. Um dem Vorwurf vergleichender Werbung zu begegnen, wird bewusst auf die Nennung konkreter Tools an dieser Stelle verzichtet.
Auf der untersten Stufe des Modells finden sich Office-Tools. Aufgrund ihres offenen Charakters (man kann damit alles dokumentieren), ihrer universellen Verfügbarkeit und ihres alltäglichen Gebrauchs stellen sie keinerlei Zugangsbarrieren für Anwender dar und sind daher die bequemste Wahl für Personen, die mit der Dokumentation von Anforderungen beauftragt sind. Tatsächlich sind Office-Tools nach wie vor die am häufigsten verwendeten Werkzeuge im Anforderungsmanagement, auch wenn sie keine spezifische Funktionalität für diese Disziplin bieten. Dennoch erlauben sie es, Anforderungen digital zu dokumentieren und logisch in Kapiteln oder Matrizen zu organisieren, wenngleich sie schnell an ihre Grenzen stoßen, sobald es um umfangreichere Anforderungsmengen oder/und verteilte Zusammenarbeit geht.
Auf der Stufe darüber finden sich Wikis. In den letzten Jahren ist der Einsatz dieser Tools in vielen Unternehmen gestiegen, nicht zuletzt, um einen gemeinsamen und zentralen Wissens- und Informationsspeicher aufzubauen. Aufgrund ihrer Einfachheit, Offenheit für unterschiedlichste Inhalte, und der Fähigkeit, Inhalte von verschiedenen Personen zentral zu verwalten, gemeinschaftlich zu bearbeiten und miteinander zu verlinken, sind sie inzwischen auch zur Anforderungsdokumentation ein beliebtes Mittel. Sie stoßen jedoch an ihre Grenzen, wenn es beispielsweise um das Nachverfolgen und Pflegen von einzelnen Anforderungen geht.
Issue Tracking Systeme auf der nächsten Ebene sind weitverbreitete Werkzeuge zur Organisation von Arbeitsaufgaben in Entwicklungsprojekten oder Serviceorganisationen. Auch wenn sie ursprünglich nicht zur Unterstützung des Anforderungsmanagements gedacht waren, haben zahlreiche Unternehmen damit begonnen, diese Tools auch hierfür einzusetzen. Hintergrund ist, dass mit diesen Tools im Gegensatz zu den zuvor genannten Werkzeugarten Anforderungen atomar dokumentiert und verfolgt werden können, wodurch sich auch Entwicklungsprozesse steuern lassen. An ihren Grenzen stoßen diese Werkzeuge jedoch, wenn es darum geht den Überblick über eine Vielzahl von Anforderungen zu behalten oder einen geordneten Austausch mit externen Partnern sicherzustellen oder Dokumentationspflichten zu erfüllen.
Auf der nächsthöheren Ebene finden sich klassische RM-Tools. Diese Tools adressieren explizit die spezifischen Aufgaben des Anforderungsmanagements und bieten deshalb, im Gegensatz zu den bisher genannten Werkzeugarten, eine Vielzahl entsprechender Funktionen an. Dazu gehören beispielsweise die Erstellung von Sichten auf Teilmengen von Anforderungen, Reporting, automatischer Import und Export von Anforderungen, Synchronisation mit anderen Tools entlang der Entwicklungskette, Baseline Management, Variantenbildung oder Wiederverwendung. Leider geht diese Mächtigkeit oftmals zulasten der Benutzerfreundlichkeit, wodurch diese Werkzeuge in der Regel nur von Experten genutzt werden. Außerdem sind diese Tools klar auf den Anwendungsbereich „Anforderungsmanagement“ fokussiert und i.d.R. nicht für andere Zwecke einsetzbar.
Schließlich finden sich auf der obersten Ebene fortschrittliche RM-Tools, wozu als erstes und bisher einziges kommerzielles Tool am Markt ReqSuite® RM gehört. Tools dieser Kategorie bieten zusätzlich zu den zuvor genannten Standardfunktionen eines RM-Tools intelligente Assistenzfunktionen, die herausfordernde Aufgaben im Anforderungsmanagement, aber auch der Anforderungsermittlung und -validierung vereinfachen und zum Teil sogar automatisieren. Durch Features, um beispielsweise zu erfahren, welche Arbeitsschritte aufgrund der Anforderungen noch zu erledigen sind oder wie Anforderungen vollständig, konsistent und verständlich dokumentiert werden können, lässt sich sowohl die Komplexität in einem Projekt besser beherrschen als auch das Werkzeug selbst leicht bedienen. Dies ermöglicht folglich auch eine Nutzbarkeit durch Anwender ohne tiefgehende Anforderungsmanagement-Expertise – beispielsweise aus dem Marketing oder den Fachabteilungen.
Die genannten Unterschiede zwischen den verschiedenen Werkzeugarten sind allerdings nur dann von Relevanz, wenn sich diese auch in operativen und wirtschaftlichen Mehrwerten für anwendende Unternehmen niederschlagen. Daher stellt sich die Frage, welchen Zusatznutzen Werkzeuge auf einer höheren Stufe gegenüber denen auf einer niedrigeren Stufe ermöglichen.
Wie aus Abbildung 2 ersichtlich steigt mit jeder Werkzeugart auf einer höheren Stufe tendenziell auch der Nutzen für anwendende Unternehmen im Hinblick auf Effizienz, Skalierbarkeit und Fehleranfälligkeit. Ermöglicht wird dies durch die jeweiligen Features, die typische Projektherausforderungen beheben und dadurch ein entsprechend einfacheres und schnelleres Arbeiten erlauben. So vereinfacht ein Wiki beispielsweise die Zusammenarbeit an Anforderungen gegenüber einem Office Tool, oder ein RM-Tool die Wiederverwendung von Anforderungen gegenüber einem Issue Tracking System.
Im Hinblick auf ReqSuite® RM bleibt abschließend jedoch die Frage, ob deren zusätzliche (Assistenz-)Features einen gerechtfertigten Mehrwert gegenüber klassischen RM-Tools bieten oder lediglich nice-to-have sind. Letztendlich sind für den Projekterfolg die Qualität von Anforderungen und der Umgang mit ihnen entscheidend und nicht die Intelligenz des Tools, mit dem sie dokumentiert oder verwaltet werden.
Diese Tatsache ist jedoch genau die ausschlaggebende Motivation für fortschrittliche RM-Tools wie ReqSuite® RM. In allen anderen genannten Werkzeugarten – egal wie einfach oder mächtig sie sein mögen – hängt die Qualität von Anforderungen Stand heute noch immer ausschließlich von der Expertise, Sorgfalt und kognitiven Leistungsfähigkeit einzelner Anwender ab, was ab einer gewissen Projektgröße automatisch an seine Grenzen stößt. Alle anderen Werkzeugarten, deren Daseinsberechtigung auch im Anwendungsmanagement keinesfalls in Frage gestellt werden soll, helfen somit zwar bei vielen durchaus relevanten Projektherausforderung, allerdings kaum, wenn es um die eigentliche und effiziente Schaffung, Validierung und Pflege einer zuverlässigen Anforderungsbasis geht. Hierin liegt – wie einschlägige Statistiken seit vielen Jahren belegen – jedoch der wirklich entscheidende Faktor, um Entwicklungseffizienz steigern und Projektrisiken minimieren zu können.
Dank seiner einzigartigen Features ist ReqSuite® RM deshalb das einzige Tool im Umfeld des Anforderungsmanagements, das es erlaubt, schneller zu besseren Anforderungen zu gelangen und dadurch Nacharbeiten und sonstigen „Overhead“ im Projektverlauf von Beginn an um über 40% zu reduzieren.
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